Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях. Совершенствование документационного обеспечения управления в ооо «правда» бабынинского района калужской области Этапы и стадии совершенствование документационного обеспечен

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 2
Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА» 10
1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» 10
1.2 Структура ООО, место специалиста по документационному обеспечению управления в общей структуре организации 16
1.3 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО «ЭлГа» 20

Глава 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ЭЛГА» 24
2.1. Организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» 25
2.1.1. Документирование управленческой деятельности в ООО «ЭлГа» 25
2.1.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 30
2.1.3 Анализ работы с документами в ООО «ЭлГа» 38

Глава 3. НАПРАВЛЕНИЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЭЛГА» 52
3.1. Рекомендации по улучшению работы с электронной документацией 52
3.2. Совершенствование инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа» 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ
Любая современная организация, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, в условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики стремится к повышению эффективности своей деятельности. Одним из основных инструментов к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в том числе, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота в организации.
В целях повышения эффективности управления следует уделять особое внимание совершенствованию работы с документами, поскольку любое управленческое решение основывается на информации, носителем которой является документ.
Следует отметить, что вся информация, которая содержится в документах, крайне важна для стабильной деятельности любой организации. В свою очередь, документ представляет собой средство связи и конечный результат крупных капиталовложений.
Вместе с тем, основную часть служебной информации сотрудники в компаниях получают с помощью документов. Также, на основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Стоит отметить, что руководители несут персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов.
В случае отсутствия положенного порядка в хранении документов может возникнуть риск утраты ценной информации, что в свою очередь отрицательно скажется на деятельности компании. В связи с этим, при работе с документами важно руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по установленным правилам, ведение номенклатуры дел, наличие архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Далее следует заметить, что документированная информация составляет основу управления, вместе с тем ее эффективность в большой степени основывается на производстве и потреблении информации.
В связи с этим можем дать определение документированной информации, как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Следует отметить, что в настоящее время информация является полноценным ресурсом производства, важным звеном социальной и политической жизни общества. Вместе с тем, от качества информации зависит качество управления. В наше время следует уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами в целях повышения качества управления.
Далее рассмотрим сам термин «документ», который характеризуется как результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается с помощью письма, фотографии, графики, звукозаписи, рисунка.
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Стоит подчеркнуть, что к наиболее общей и основной функции документов можно отнести информационную функцию. Это обусловлено тем, что причиной появления любого документа является необходимость фиксировать информацию.
Также документы необходимы для передачи информации во времени и пространстве. Данный факт служит основанием для принятия управленческих решений, а также является доказательством их исполнения и источником для обобщений. Следует отметить, что документ может выступать и как предмет труда в управленческой деятельности.
Документы формируются и используются самого разнообразного характера, на это влияют размеры и направления деятельности организаций, их форм собственности, структурных особенностей, а также ряда других факторов.
Правильное оформление документов играет большую роль в любой сфере деятельности. Стоит отметить, что именно от качества оформления документов зависит четкость и быстрота документооборота, юридическая сила этих документов, а также эффективность применения документов в контрольной и оперативной работе.
Все документы должны отвечать определенным требованиям, несоблюдение которых, делает документы неполноценными, а иногда недействительными.
Влияние организации работы с документами оказывается на качество работы аппарата управления, а также организацию и культуру труда управленческих работников. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того насколько профессионально ведется документация.
Немалое значение в настоящее время придается систематизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые влияют на рост производительность труда сотрудников, занятых в управлении. Это обусловлено тем, что посредством совершенной системы документационного обеспечения управления обеспечивается более быстрое движение и исполнение служебных документов, а также их хранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Все вышеизложенное подчеркивает актуальность выбранной темы, которая обуславливается недостаточной проработкой проблемы документирования основной деятельности в организациях.
Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа».
Предмет исследования - организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» (в дальнейшем именуемое ООО «ЭлГа»).
Цель дипломной работы заключается в анализе документационного обеспечения управления в ООО «ЭлГа» и в разработке направлений его совершенствования.
В соответствии с поставленными целями в дипломной работе были поставлены следующие задачи:
- изучить историю создания ООО «ЭлГа»;
- определить направление деятельности, цели и задачи ООО «ЭлГа»;
- изучить организационную структуру управления и функции ООО «ЭлГа»;
- проанализировать организацию делопроизводства в ООО «ЭлГа»;
- провести анализ инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа»;
- разработать рекомендации по совершенствованию документирования управленческой деятельности;
- предложить мероприятия по совершенствованию делопроизводства организации в целом и инструкции по делопроизводству ООО «ЭлГа» в частности.
При написании данной дипломной работы была изучена и проанализирована научная литература. О значении документирования свидетельствует тот факт, что его проблемам посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах В.И. Андреева, В.А. Спивак и А.В. Охотников дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций.
В изданиях Т.А. Акимовой, М.П. Бобылевой, О.В. Вовкотруб, В.Н. Митрофановой отражены вопросы программных продуктов для автоматизации движения документов.
В работах И.Ю. Байковой, М.И. Басакова, В.В. Галахова, Ю.А. Панасенко представлены материалы по делопроизводству, а также организация и технология работы с образцами, документами.
Также в работе рассмотрены основные положения таких правовых актов, как Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД).
Информационной базой исследования являются организационные документы, материалы наблюдения, профессиональные сайты для специалистов.
Информационная база исследования дополняет теоретическую использованием нормативных и законодательных актов РФ, интернет-ресурсов, годовых отчетов, учетной и отчетной документации ООО «ЭлГа».
Комплекс федеральных законодательных актов, регламентирующих работу с документами, составляют: Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью». Закон определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение обществ с ограниченной ответственностью, права и обязанности их участников, а также обеспечивает защиту прав и интересов участников общества.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения.
Федеральный закон «Об электронной подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При написании дипломной работы использовались различные методы: анализ, экономико-статистические методы, методы аналогии, а также метод экспертных оценок.
Структура работы включает введение, 3 главы, заключение, список использованной литературы и приложения.
В первой главе «История создания, структура, функции ООО «ЭлГа» рассматривается история создания организации, направление ее деятельности, основные цели и задачи компании, а также представлена организационная структура управления и функции ООО «ЭлГа».
Вторая глава «Анализ документирования деятельности ООО «ЭлГа»» содержит анализ организации документооборота компании, а также анализ движения входящих, исходящих и внутренних документов организации.
В третьей главе «Направления совершенствования деятельности ООО «ЭлГа»» предлагаются рекомендации по улучшению работы с электронной документацией, а также разработаны мероприятия по совершенствованию системы документооборота и ее защите.
В заключении дипломной работы сформированы выводы и рекомендации совершенствования деятельности ООО «ЭлГа».
Структурно работа состоит из введения, трех глав, заключения. Список литературы включает 45 источников. Работа содержит 5 таблиц, 2 рисунка, 6 приложений. Дипломная работа написана на 72 страницах печатного текста.

Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА»

1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа»

B странах с развитой рыночной экономикой наличие высокой конкуренции, действенной законодательной и судебной систем и длительного опыта работы, подталкивает большинство предпринимателей и менеджеров к решению задач по улучшению следующих показателей:
- конкурентоспособность продукции;
- производительность труда;
- качество роста и развития.
Следует отметить, что в российских организациях несколько иная ситуация. В большинстве отраслей уровень конкуренции значительно ниже, чем в развитых странах, почти полностью отсутствует инновационное развитие. Небольшой опыт работы менеджеров в существующий российских условиях в большинстве случаев приводят к преобладанию в управлении краткосрочных, сиюминутных интересов и, как следствие, - простых управленческих решений, рассчитанных на один-два года.
ООО «ЭлГА» зарегистрирована в 2005 году. Компания предоставляет большой спектр услуг по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Так же ООО «ЭЛГА» производит реконструкцию производственных помещений, текущий и капитальный ремонт административных зданий и социальных объектов.
Компания появилась на свет в апреле 2005 г. Началом её создания стало желание будущих учредителей общества Куприяновой К.Н. и Приваловой Л.А. сформировать собственную организацию по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Первый год деятельности стал самым сложным. Для того, чтобы «завоевать» рынок, надо было привлечь в компанию высококвалифицированных специалистов, соответственно, обеспечить им достойную зарплату, а также грамотно организовать их труд. Заслугой руководителя является то, что ему удалось найти и объединить в дружный коллектив настоящих профессионалов.
Далее отметим, что ООО «Элга» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, а также выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Также стоит отметить, что компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
ООО «Элга» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно - правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.
В 2007 г. компания «ЭлГА» начала собственное сертифицированное производство пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, балконных ограждений. Впервые компания приняла участие в крупнейшей строительной выставке MosBuild, входящей в ТОП-5 строительных выставок мира. Участие в данном мероприятии подтвердило конкурентоспособность на строительном рынке г. Калуги.
В сложных экономических условиях кризиса 2008 года развитие компании не останавливалось. Что подтверждается открытием цеха по производству стеклопакетов, жалюзи, офисных перегородок.
Также свидетельством непрерывного роста компании в 2010 году стали новые продукты, которые добавились в ассортименте: раздвижные двери, противовзломные окна, уникальный брендовый продукт Quick-Block.
Система управления качеством организации сертифицирована в соответствии с Международным стандартом ISO 9001, также качество товара гарантируется сертификатом № РОСС RU.СЛО8.В00119 от 02.06.2010 г., выданным Органом Сертификации «НОВГОРОДСТРОЙСЕРТИФИКАЦИЯ».
Как уже было отмечено, ООО «ЭлГа» работает на рынке Калуги, Москвы и всей России с 2005 года. Компания обладает собственным сертифицированным производством пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, жалюзи, офисных перегородок, балконных ограждений, что позволяет выпускать по доступным ценам высококачественную продукцию.
Вместе с частными заказами есть и специальное оптовое предложение по остеклению целых зданий. Накоплен богатый опыт и технический потенциал. Выполнено большое количество крупных объектов.
Далее рассмотрим миссию и цели ОО «ЭлГа». Отметим, что миссия компании следующая: работать для людей, создавая для них лучшее качество жизни.
В свою очередь, основной целью компании является приносить прибыль, следовательно, деятельность компании должна быть эффективной.
Необходимо наличие следующих факторов для обеспечения эффективности:
- оптимальное использование всех ресурсов;
- оперативность и точность исполнения поставленных задач.
- четкость и гибкость управления;
- постоянное увеличение объема и качества реализуемой продукции и оказываемых услуг.
Несомненно, одной из основных ценностей компании являются сотрудники.
Рассмотрим основные цели и задачи ООО «ЭлГа» и представим их в таблице 2.
Таблица 2
Цели и задачи ООО «ЭлГа»
Цели Задачи
Экономические: 1. Извлечение максимальной прибыли 2. Занятие максимального % строительного рынка г. Калуги 3. Выход на регио­нальный рынок в последующем, после этого - на Российский рынок. 4. Финансовая устойчивость организации. 5. Снижение срока окупаемости инвестиций. 6. Разработка и внедрение нововведе­ний. 1. Детальная разработка плана марке­тинга, определение и анализ основных конкурентов, проведение маркетингового исследования, формирование решений для разработки биз­нес-плана, swot-анализ ООО «ЭлГа». 2. Разработка бизнес-плана. 3. Получение инвестиций 4. Заключение различных договоров 5. Проведение широкой рекламной кампании, формирование миссии ор­ганизации, слогана, брэнда и т.п. 6. Разработка и внедрение рекламной кампании, далее, по мере роста продаж на региональном рынке и по мере занятия компании определенной доли этого рынка - выход на Рос­сийский рынок.
Политические: 1. Поддержание политической ста­бильности 2. Поддержание дальнейшего разви­тия рыночных отношений 1. Соблюдение и поддержание правил честной конкуренции. 2. Удовлетворение потребностей клиентов, вследствие чего у них формируется рыночная, т.е. демократическая форма мышления.
Социальные 1. Увеличение уровня занятости населения 2. Удовлетворение потребностей кли­ентов 1. Создание новых рабочих мест, 2. Рост уровня комфортабель­ности жизни.
Общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа» учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Законом № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом организации (Приложение 1).
Как уже было отмечено, общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели получение прибыли. Общество является юридическим лицом, имеющим в собственности обособленное имущество и отвечающим по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Общество имеет фирменное наименование, самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.
Юридический адрес ООО «ЭлГа»: 248601, г. Калуга, ул. Пацаева, 3.
Следует отметить, что персонал ООО «ЭлГА» состоит в большинстве своем из опытных профессионалов, предоставляющих гарантию качества выполнения всех видов строительных и монтажных работ.
В ООО «ЭлГА» все выполняемые работы осуществляются на основании лицензии, к тому же все сотрудники имеют соответствующую квалификацию.
Для осуществления поставленной цели организация осуществляет следующие основные виды деятельности:
- ремонтно-строительные и строительно-монтажные работы;
- различные виды коммерческо-посреднической и торгово-закупочной деятельности, включая комиссионную, выездную и розничную торговлю;
- внешнеэкономическая деятельность;
- проектно-сметные и конструкторские работы;
- производство различных товаров народного потребления;
- оказание платных услуг предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам и др.
Далее стоит подчеркнуть, что общество имеет право полной хозяйственной самостоятельности в вопросах принятия хозяйственных решений, распределения прибыли, установления цен, определения форм управления, сбыта, оплаты труда и т.д.
Вместе с тем, общество может совершать в отношении юридических лиц все действия, предусмотренные законодательством.
Также общество имеет право в установленном законном порядке создавать свои филиалы и представительства, выступать учредителем дочерних предприятий на территории Российской Федерации и за границей.
Общество осуществляет бухгалтерский, оперативный и статистический учет результатов своей деятельности в порядке, установленном действующим законодательством.
Ответственность за состояние учета и своевременность предоставления бухгалтерской и иной отчетности возлагается на директора общества. Директор общества назначает главного бухгалтера общества.
Общество........

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИСТОЧНИКИ
1.1. ИСТОЧНИКИ НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.1.1. Текущее делопроизводство ООО «ЭлГа»
1.1.2. Устав ООО «ЭлГа»
1.1.3. Бухгалтерский баланс ООО «ЭлГа» за 2011-2013 гг.
1.1.4. Должностная инструкция бухгалтера ООО «ЭлГа»
1.1.5. Должностная инструкция руководителя ООО «ЭлГа»
1.1.6. Инструкция по делопроизводству ООО «ЭлГа»

1.2. ИСТОЧНИКИ ОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.2.1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 09.02.2009) // Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - .
1.2.2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (в ред. от. 01.01.2014)//Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/tkrf.
1.2.3. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (действующая редакция от 05.05.2014) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/ooo/.
1.2.4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12146661.
1.2.5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12148555/#ixzz3AFY7Bjm5
1.2.6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред.от 12.03.2014 N 33-ФЗ) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12184522/#ixzz3AFcT0HQs.
1.2.7. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: cons/cgi/online.cgi.
1.2.8. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 185891/.
1.2.9. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст)// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 70650732
1.2.10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изм. и доп. № 71/2013 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.09.2013 N 1097-ст) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 179139/.

2. ЛИТЕРАТУРА
2.1. Акимова Т.А. Теория организации: учебное пособие. - М.: Юнити, 2013. - 367 c.
2.2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: КНОРУС, 2010. - 256с.
2.3. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. Издательство: ЭКСМО, 2010. - 288 с.
2.4. Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций - Ростов н/Д.: Феникс, 2012. - 192 с.
2.5. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Издательство: Термика, 2010. - 144 с.
2.6. Бобылева М.П. Корпоративная компьютерная программа движения документов и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.41-43.
2.7. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2013-49 с.
2.8. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного движения документов внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2013. - №2. - С.15-17.
2.9. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации движения документов / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С.27-33.
2.10. Витин Ю.Г. От движения документов классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 4. - С.50-55.
2.11. Вовкотруб О.В. Документ и сведения в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии движения документов в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2012. - С.3-10.
2.12. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // - Секретарское дело. - 2012. - №10 - С.17-22.
2.13. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - M.: ТК Велби, 2013. - 448 c.
2.14. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. -Юнити-Дана, 2011. - 390 с.
2.15. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. -5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012. - 520с.
2.16. Куняев Н.Н. (ред.) Документоведение Учебник. - Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2012. - 352 с.
2.17. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2011. - 256 с.
2.18. Митрофанова В.Н. «Внутренняя переписка на предприятии»//Кадровик. - 2012.- №2. С.2-3.
2.19. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: - Ростов-н/Д.: Март, 2011. - 304 с.
2.20. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления. - Учеб. пособие, - М.: Издательство РИОР, 2013. - 93 с.
2.21. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Издательство: «Питер», 2010. - 287 с.
2.22. Юсипова Е. Документооборот договоров. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №02, 2011. - 97 с.
3. ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
3.1. Официальный сайт Общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» [Электронный ресурс] - Режим доступа: 3.2. Официальный сайт Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций [Электронный ресурс] - Режим доступа:

Сущность и содержание документационного обеспечения управления. Природно-экономическая характеристика и анализ документационного обеспечения управления ООО "Правда" Дзержинского района Калужской области, разработка мероприятий по его совершенствованию.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Совершенствование документационного обеспечения управления

(на примере ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области)

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРАВДА» ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Природно-экономическая характеристика предприятия

2.2 Анализ документационного обеспечения управления

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРАВДА» ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления

3.2 Внедрение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В настоящее время знание традиционного бумажного делопроизводства, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций. Это послужило основанием для выбора темы исследования.

Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М. И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Поэтому необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления. Это и определило выбор темы курсового проекта, цель и последовательность научного исследования проблемы.

Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· изучить теоретические основы документационного обеспечения управления.;

· провести анализ документационного обеспечения управления ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области;

· разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления. Объект исследования - ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.

В дипломном проекте были использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических применялись -диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялись методы фотографии рабочего дня, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения, и другие.

Для написания дипломного проекта использовались следующие информационные основы исследования: годовые отчеты организации за 2006-2010 гг., законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, труды известных отечественных ученых, нормативно-справочные материалы, журналы.

Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Содержит 6 таблиц, 1 рисунок. Проект изложен на 97 страницах машинописного текста.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления; рассмотрена методика проектирования документационного обеспечения управления.

Во второй главе дипломного проекта проведено исследование организационно-экономической деятельности ООО «Правда», дана оценка состояния документационного обеспечения управления в организации и выявлены ее актуальные проблемы.

В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Правда» и разработаны мероприятия по их внедрению.

Заключение содержит основные выводы и предложения по дипломному проекту.

Список источников литературы состоит из 53 наименований.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления

В настоящее время для большинства организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

По мнению Т. В. Кузнецовой, ДОУ - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения .

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления организации. Основой документационного обеспечения системы управления является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения .

По мнению М. Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов .

Л. А. Ленкевич считает, что ДОУ - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций .

Н. М. Березина дает более современное определение: делопроизводство -- есть документирование деятельности организации, основанное на научной организации с применением современной техники .

Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами .

Исходя из вышеперечисленных определений можно сделать вывод, что документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления, увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от достоверности и оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Возникновение терминологического синонима связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства .

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Понятие «документационное обеспечение управления» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации.

Любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности. Выделяют общие и специальные функции документа.

К общим функциям документа относятся:

· информационная - создается для сохранения информации;

· социальная - является социально значимым объектом, поскольку порождается той или иной социальной потребностью;

· коммуникативная - выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;

· культурная - средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.

Специальные функции документа следующие:

· управленческая - важнейший инструмент управления (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.);

· правовая - средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

· исторического источника - выступает в качестве источника научных сведений .

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно - распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 30), но и зоны и последовательность и размещения на документе 10, с. 5.

В Типовой инструкции перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), можно грамотно оформить любой документ .

Система документационного обеспечения включает документирование и организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием:

· документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление;

· организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени» . В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения введены в 1970, 1983 гг. «Единая государственная система делопроизводства» установила единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.) .

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

· сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

· обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на Документационное Обеспечение Управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства.

Система автоматизации (а именно - Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно--технические платформы предприятия. Все другие компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимые для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения необходимо уделять большое внимание.

Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.

Вся документация предприятия по источнику поступления делится на три документопотока: входящая (поступающая), исходящая (отправляемая), внутренняя.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов для обработки, а также получение документов осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Число документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия. Величина документооборота используется для определения необходимой численности персонала, занимающегося делопроизводством на предприятии, расчета эффективности средств механизации и автоматизации делопроизводства, определение загруженности аппарата управления .

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТов и включает следующие основные этапы:

· прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства, они представлены комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделения и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения. К таким документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы, содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти.

Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

· документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Система справочно-информационной документации - служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, а лишь сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Особенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руководителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, регулярное информирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирования картотеки исполненных документов. Форму контроля выбирают исходя из возможностей предприятия. Аналогично формам регистрации документов она может быть журнальной, карточной и автоматизированной .

Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии.

Информационно-справочная работа, как и система регистрации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппированных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная система расширяет возможности информационно-справочной работы. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа: по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения; по теме (содержанию) - в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу; по корреспонденту (автору), региону - стране, республике, области, городу, району и др. .

Завершающими этапами делопроизводства на предприятии являются систематизация документов; формирование дел; организация хранения и сдача в архив.

Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения 7, с. 3.

Под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку 7, с. 3.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Все эти этапы должны осуществляться в соответствии с действующим законодательством и требованиями ГОСТов в области делопроизводства.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Документационное обеспечение управления - важнейшая сторона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно основываться на четкой нормативной базе.

Нормативно-методлолгичаская база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методологических документов, регламентирующих технологию создания, обработки хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Она включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов власти разных уровней (федеральный уровень, субъектов РФ) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; ГОСТы; унифицированные системы документации (УСД); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и другие нормативные документы.

Основу законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который регулирует гражданские правоотношения, в том числе в сфере делопроизводства (устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица и др.). Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с документами регистрируются специальными федеральными законами.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендательной.

Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами; механизация и автоматизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ при их составлении в работе с ними.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенции издавшего его органа и порядком оформления. Она обеспечивается, прежде всего, установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению управленческой документации определяются государственным стандартом (ГОСТом).

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

1.2 Методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления

Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).

Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов;

· определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

· наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

· определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии.

Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования:

· проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования;

· анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

· анализ существующего документооборота предприятия;

· анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

· анализ номенклатуры дел предприятия;

· фотография рабочего дня сотрудников, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

· выявление недостатков в документационном обеспечении управления;

· составление технического задания на проектирование;

· разработка проекта рационализации делопроизводства и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;

· внедрение.

Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов.

· функции, задачи и структура организации;

· организационно-нормативные материалы по делопроизводству;

· документы организации (оформление и содержание);

· характер загрузки делопроизводством основных специалистов;

· организация работы с документами;

· технология прохождения документов;

· организация изготовления (набора) и размножения документов;

· организация доставки (движения) документов;

· организация текущего хранения документов и сдача в архив.

В предпроектном исследовании были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой -- характером и условиями изучаемого рабочего времени.

Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности . Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов.

Обобщение - это такой прием мышления, в результате которого устанавливаются общие свойства и признаки объектов . Обобщение это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ.

Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование.

Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации. Для того чтобы получить полное представление об объекте необходимо изучить законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание. Штатное расписание позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем.

Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации делопроизводства: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных делопроизводственных операций.

Эти документы позволяют получить общее представление об уровне делопроизводственного обслуживания.

Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии технологии обработки документов в организации.

Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов.

Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов.

Метод наблюдения также является одним из основных. Под наблюдением понимается целенаправленное восприятие явлений объективной действительности, в ходе, которого получают знания о внешних сторонах, свойствах и отношениях изучаемых объектов . Данный метод заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность не только собрать необходимый материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами.

Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой.

Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, использовалась фотография рабочего дня. Результаты фотографии рабочего дня входят составной частью в отчет об организации делопроизводства, а при рационализации функций работников связанных с делопроизводством структуры и доказательной частью.

Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников делопроизводства и обеспечения рациональной организации труда.

Технология фотографии рабочего дня содержит три этапа:

· наблюдение;

· систематизация полученных данных;

· анализ полученных результатов.

Метод «наблюдение» (уточненное наименование «прямое наблюдение») - это процесс занесения информации, касающейся работы, на бумагу. Наблюдение считается лучшим методом сбора информации, особенно в сочетании с индивидуальными собеседованиями.

В течение рабочего дня отмечались все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставляется время и длительность операции.

Систематизация полученных данных представляет собой приведение их в единую систему.

Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании .

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Графики находят свое отражение в оргпроектных работах. Он используется при изучении документов (документооборота). Данный метод применяется на всех этапах оргпроектирования и тесно связан с анализом и проектированием.

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня .

В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения.

Системность самого подхода проявляется в следующем:

· не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

· выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;

· исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

· обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.

Проектирование документационного обеспечения управления предполагает, прежде всего, организационно-экономическую характеристику организации для определения параметров проектирования и анализ состояния документационного обеспечения для выявления недостатков, далее разрабатывается непосредственно проект по устранению недостатков в управлении и дается его организационно-экономическое и правовое обоснование. Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству.

Проектирование системы документационного обеспечения управления должна включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности.

На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы.

Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего, в процесс выполнения работы, в отношении-которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени.

Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности .

При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия.

Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов:

· методы сбора информации;

· методы анализа информации;

· методы проектирования регламентов.

При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила:

· описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени;

· быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов;

· всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности.

Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации.

Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений:

· квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году;

· типовые положения и должностные инструкции.

Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации.

Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности:

· при разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей;

· высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные;

· считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя соответствующие требованиям к данному руководящему посту.

Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству.

Подобные документы

Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.

дипломная работа , добавлен 26.12.2010


Организационно-правовая и экономическая характеристика ООО "Правда", оценка современного состояния внутреннего контроля основных средств. Разработка плана и программы проверки состояния основных средств на предприятии, меры по совершенствованию системы.

курсовая работа , добавлен 06.03.2013


курсовая работа , добавлен 14.10.2011


Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.

курсовая работа , добавлен 07.12.2014


Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Технолига". Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.

дипломная работа , добавлен 11.03.2009


Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.

реферат , добавлен 22.01.2010


Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.

курсовая работа , добавлен 05.12.2008


Служба документационного обеспечения управления. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила оформления и выдачи копий. Организация оперативного хранения бумаг. Номенклатура дел и их подготовка к архивному хранению.

отчет по практике , добавлен 27.09.2014


Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.

контрольная работа , добавлен 06.03.2012


Сущность, нормативно-правовое регулирование аудита финансовых результатов. Организационно-экономическая характеристика предприятия ООО "Редькинсокое" и организация его внутреннего контроля. Совершенствование системы бухгалтерского учета в организации.

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

Список использованной литературы

1. Архипова Е.В. Основы методики развития речи учащихся. - М.: Вербум-М, 2004. - 192 с.

2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи для инженеров. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2003. - 384 с.

3. Гольдин В.Е., Сиротинина О.Б., Ягубова М.А. Русский язык и культура речи: Учебник для студентов-нефилологов / Под ред. О.Б. Сиротининой. - 2-е изд., стереотипное. - М.: Едиториал УРСС, 2003. - 216 с.

4. Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - 4-е изд., доп. перераб. - М.: Изд-во ««Феникс», 2005. - 317 с.

5. Максимов В.И., Голубева А.В., Костомаров В.Г Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - М.: Высшее образование, 2006. - 356 с.

6. Пособие по научному стилю речи. Для вузов технического профиля /Под ред. И.Г Проскуряковой. - 2-е изд., доп. и перераб.- М.: Финта: Наука, 2004. - 320 с.

7. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова, О.Н. Лапшина и др.; Под ред. проф. О.Я. Гойхмана. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 192 с.

Совершенствование документационного обеспечения управления деятельностью ВУЗА

О.В. Воробьева

ГОУВПО «Московский государственный университет сервиса»

Вследствие социально-экономических и организационных изменений последнего времени в сфере управления современная система образования России переживает период кардинального реформирования и требует обновления существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствования его документационного обеспечения с целью повышения эффективности.

С введением многоуровневой подготовки специалистов в высшей школе России наблюдается тенденция к увеличению доли индивидуальной работы в подготовке специалиста (расширение числа по выбору студента, увеличение объема самостоятельной работы и т.д.). В связи с этим требуются изменения технологии организации и поддержки учебного процесса в вузе. Снижение качества организации учебного процесса часто связано с трудностью получения и переработки больших объемов информации. Снижается эффективность анализа полученных данных и принятия решений управленческим персоналом. Обработка большого числа бумажных документов требует значительных затрат ручного труда и увеличивает влияние субъективных факторов (человеческий фактор).

В настоящее время созрели объективные условия для перехода к электронным технологиям организации учебного процесса. К ним относятся: оснащенность высшего учебного заведения современными средствами вычислительной и оргтехники; широкое внедрение автоматизированных информационных систем и распределенных баз данных.

В большинстве вузов используется трехступенчатая система управления учебным процессом: ректорат - факультет - кафедра. На каждом из этих уровней решаются свои задачи и имеются собственные резервы улучшения качества организации учебного процесса.

В данной статье мы рассмотрим документационное обеспечение управления факультета. Факультет

Учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета входят кафедры, деканат, учебные и научные кабинеты.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи

Подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кроме того, в рамках учебного процесса кафедра выполняет следующие функции:

Организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

Формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

Проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

Организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

Предпринимает усилия по увеличению поступле-

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

ний внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

Способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

Вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

Осуществляет иную деятельность, предусмотренную Уставом университета и действующим законодательством.

На кафедре ежемесячно проводятся заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.

Администрация факультета (деканат) - подразделение, осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и, следовательно, не определены его функции.

Однако именно деканат является органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.

Документы, входящие в систему организационнораспорядительной документации, подразделяются на три группы:

1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);

2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);

3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).

Документами, образующими документооборот факультета, являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

3. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными

лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

4. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

5. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

6. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

7. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

8. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:

Деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.д.);

Кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

Отдел кадров (студенческий и работников) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);

Бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.).

В деканат поступают документы, зарегистрированные канцелярией университета. Все документы подшиваются по номерам, датам и наименованиям в соответствующие папки. Для учета и контроля студенческого состава института заведены журналы регистрации приказов по студентам отдельно по дневному и заочному отделениям. В эти журналы заносятся списки студентов (или отдельные студенты), поступивших на обучение в институт. Указывается основа обучения, номер и дата приказа о зачислении, переводе или восстановлении. Вносятся номера и даты текущих приказов. При отчислении из института, строка с данными студента вычеркивается, и в конце проставляются следующие данные: номер и дата приказа об отчислении, причина отчисления. Данные, внесенные в журналы по студентам, разбиты по курсам, годам и группам, листы с группами промаркированы. Журналы значительно облегчают учетно-контрольную и поисково-справочную работу.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

Обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководство, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.

При формировании документов в дела службой ДОУ используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, акты, справки и т.д. В дело помещаются документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

В деканате сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Так, приказы по личному составу студентов группируются отдельно от приказов по личному составу преподавателей и сотрудников; приказы по академии - отдельно от приказов по институту. Документы, являющиеся необходимыми для издания приказа по личному составу студентов-заочников, подшиваются в личные дела или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам или распоряжениям (например, личные за-

явления, копии свидетельств о браке, о рождении ребенка и т.п.). По дневному отделению такие документы пересылаются в студенческий отдел кадров университета. Личные дела студентов института по дневному отделению полностью ведутся и хранятся в студенческом отделе кадров.

В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов, как: приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

На факультет также поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку.

Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы (табл. 1).

Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие прием и первичная обработка (канцелярия) предварительное рассмотрение (канцелярия) регистрация (канцелярия) рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректор) доставка документов исполнителям (декану или зам. декана) контроль исполнения подшив исполненного документа в дело (канцелярия)

Исходящие составление проекта документа (факультет) изготовление документа (деканат, кафедры факультета) визирование проекта документа, его согласование подписание документа (подразделения университета) регистрация (деканат или канцелярия) отправка документа адресату (канцелярия)

Таким образом, только совокупность документов факультетов составляет значительное количество организационной, распорядительной, информационной и др. документации (и это не считая общеуниверситетских документов). В связи с этим организация документооборота университета должна регулироваться и упорядочиваться.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной уп-

равленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул.

Сокращение объемов документации достигается построением эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

быть, и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Уменьшение физического размера документов -существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращайся за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум, и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети в университете предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, те. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТ 6.10.484 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

Для решения задач университетского уровня в различных вузах разработаны и внедрены программные системы (например, в Новосибирском государственном техническом университете, в 1992 году), позволяющие автоматизировать наиболее рутинные операции, связанные с составлением и оформлением документации: списки групп, приказы, личные карточки и пр.

Основным недостатком таких систем являются сложность их интегрирования в системы более высокого уровня и закрытость.

Основными свойствами этой системы являются: управляемость пользователем и событиями; возможность интеграции с системами более высокого уровня (ректорат) и более низкого уровня (кафедра, приемная комиссия и т.д.); открытость для модификации и расширения; возможность работы в сети и подготовки данных для служб вуза в электронной форме. Система выполняет следующие функции:

Учет и анализ кадрового состава студентов и преподавателей факультета;

Учет и анализ успеваемости студентов за все время обучения в вузе;

Формирование и накопление приказов;

Формирование и накопление документов по организации учебного процесса (учебные планы, учебные поручения кафедрам, рабочие учебные планы студентам, расписание экзаменов и т.д.);

Учет и анализ финансовой деятельности факультета (стипендии, пособия, контрактные студенты и т.д.);

Формирование и накопление текущей документации (справки, экзаменационные ведомости, списки групп и т.д.);

Контроль своевременного формирования и прохождения документов;

Формирование групп пользователей с присвоением каждому пользователю определенных прав доступа к информации.

Применение программных систем обработки документов, переход к электронным технологиям организации учебного процесса в вузе приведет к увеличению эффективности анализа полученных данных и принятию верных управленческих решений. Это позволит высшему учебному заведению соответствовать современным социально-экономическим и организационным изменениям в стране.

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - С. 124.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ею управленческих функций.

Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

Законодательная основа корпоративного регулирования ДОУ

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

Состав корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:

классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

табель и альбом форм документов;

номенклатура дел компании;

стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) (см. Приложение 2);

положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях (примерная структура инструкции по делопроизводству представлена в Приложении 3).

Инструкция состоит из нескольких основных разделов (см. Приложение 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.

При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России 08.11.2005 № 536), в той части, в которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).

Важно учитывать, что инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с ними.

Несмотря на то что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в т.ч. на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса (участка) не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами в компании.

Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:

регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);

инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

инструкция пользователя АСДЭД и др.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций , а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.

На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

Исполнители по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах.

В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела.

Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.

На этапе диагностики ДОУ :

изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;

проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:

Подготовку и оформление служебных документов;

Обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

Учет и регистрацию документов;

Рассмотрение и согласование документов;

Ведение контроля сроков исполнения документов;

Обеспечение хранения и уничтожения документов;

анализируется состав документов и принципы их систематизации;

изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;

рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

На этапе проектирования ДОУ :

формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;

формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;

разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);

проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.

На этапе регламентации ДОУ:

происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;

осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

В заключение

Реализация поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:

создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;

повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;

обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;

повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.

Приложение 1

Примерный перечень

законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 №452 (в ред. от 21.02.2008).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.

Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

Приложение 2

Примерный перечень

корпоративных нормативных документов

в области ДОУ (управления документами) и архивного дела

1. Стандарт по управлению документами , в котором описываются:

Стратегия, политика и ответственность в области управления документами;

Требования к управлению документами;

Состав нормативной базы в области управления документами;

Порядок проектирования и внедрения документных систем;

Процессы и процедуры управления документами;

Правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;

Организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.

2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) , включающая следующие основные разделы:

▪ Общие положения.

▪ Документирование управленческой деятельности:

Состав управленческих документов;

Классификация, унификация, стандартизация управленческих документов.

▪ Правила подготовки и оформления управленческих документов:

Требования к бланкам документов;

Требования и правила оформления реквизитов служебных документов;

Требования и правила оформления текстов служебных документов;

Правила подготовки и оформления распорядительных документов:

распоряжение;

протокол;

решение и др. (при необходимости);

Правила подготовки и оформления организационных документов:

положение;

инструкция и др. (при необходимости);

- правила оформления информационно-справочных документов:

служебное письмо;

служебная записка и др. (при необходимости).

▪ Организация документооборота:

Порядок обработки и движения поступающих (входящих) документов;

Порядок подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

Порядок подготовки, обработки и движения внутренних документов;

Порядок работы исполнителей с документами;

Порядок регистрации документов;

Организация контроля исполнения документов;

Порядок учета объема документооборота.

▪ Организация документов в делопроизводстве:

Правила составления номенклатуры дел;

Правила формирования и оформления дел;

Порядок систематизации и организации оперативного хранения документов;

Правила подготовки документов к передаче в архив.

▪ Другие разделы, определяющие специфику компании (при необходимости).

3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:

Порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

Порядок приема документов и дел в архив компании;

Правила комплектования, фондирования документов и дел;

Порядок организации научно-справочного аппарата фонда;

Порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

Порядок обеспечения сохранности документов и дел;

Порядок уничтожения документов и дел;

Порядок передачи документов на государственное хранение.

4. Положение о печатях и штампах , в котором описываютя:

Порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

Оттиски печатей и штампов, используемых в компании.

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера , включающая:

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

Перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

Описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;

Описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).

6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе.

7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребностей и специфики компании.

Приложение 3

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________________ «___» _____________ 2008 г. ИНСТРУКЦИЯ __________ № ______ по делопроизводству __________________ 1. Общие положения 1.1. определяется сфера распространения настоящей Инструкции (документы, способы их подготовки); 1.2. перечисляются нормативно-методические документы, на основании которых разработана настоящая Инструкция; 1.3. закрепляется правило единого порядка документирования и организации работы с документами, единой технологии работы с документами как традиционным способом, так и при использовании информационных технологий (« Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции»); 1.4. возлагается ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях на руководителей этих подразделений, которые имеют право назначить ответственное лицо за документационное обеспечение в данном подразделении (секретаря подразделения); 1.5. закрепляются (перечисляются) функции ответственного лица по ведению делопроизводства в структурном подразделении; 1.6. организационно-методическое руководство по организации и совершенствованию ДОУ возлагается на службу ДОУ; здесь же определяется административная и методическая подчиненность делопроизводственного персонала службы ДОУ; 1.7. устанавливается ответственность за несоблюдение работниками требований и правил инструкции по делопроизводству, в т.ч. по сохранности служебных документов и неразглашении содержащейся в них информации. 2. Документирование управленческой деятельности 2.1. перечисляется состав создаваемых документов (виды); 2.2. излагаются правила подготовки и оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (оформление реквизитов, текстов, стиль изложения служебных документов); 2.3. излагаются правила подготовки и оформления отдельных видов документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.), в т.ч. порядок согласования, визирования, подписания и утверждения этих документов; 2.4. излагаются правила составления Табеля и Альбома форм документов; 2.5. описывается порядок оформления и заверения копий; 2.6. описывается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов. 3. Организация документооборота 3.1. закрепляется форма организации работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная); 3.2. описывается порядок приема, обработки, распределения, предварительного рассмотрения и передачи поступающей корреспонденции на рассмотрение руководства, а также на исполнение в структурные подразделения; 3.3. излагается порядок обработки и отправки исходящих документов (по каналам почтовой, курьерской и электронной связи); 3.4. устанавливается порядок подготовки и прохождения внутренних документов; 3.5. закрепляется порядок передачи документов между структурными подразделениями (через лиц, ответственных за документационное обеспечение, или службу ДОУ – в зависимости от принятой формы организации делопроизводства) с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах; 3.6. устанавливаются порядок учета объема документооборота и форма представления. Схемы прохождения документов, разработанные к этому разделу, включаются в приложения к данной Инструкции. 4. Регистрация документов 4.1. описывается порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов (место, формы, технология и сроки регистрации); 4.2. закрепляется порядок номерообразования (индексации) документов (приводятся примеры регистрационных номеров); 4.3. перечисляется состав документов, регистрируемых только в службе ДОУ. 5. Организация информационно-справочной работы 5.1. формулируются принципы построения информационно-справочной работы; 5.2. описывается порядок систематизации и классификации справочной информации; 5.3. определяются правила доступа и пользования служебной информацией; 5.4. раскрывается технология информационно-поисковой работы. 6. Контроль исполнения документов 6.1. в разделе приводится конкретный перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения; 6.2. устанавливаются конкретные сроки исполнения документов; 6.3. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение контроля исполнения документов; 6.4. указываются параметры (реквизиты) регистрационно-контрольных форм (баз данных); 6.5. описывается порядок постановки на контроль и технология ведения контроля (включая уведомительную систему оповещения); 6.6. перечисляются обязанности исполнителей по работе с контрольными документами; 6.7. излагается порядок регулирования и обобщения данных по исполнению документов; порядок подготовки отчетности (указывается периодичность и форма представления); порядок снятия документа с контроля и списания его в дело. 7. Организация делопроизводства по обращениям граждан 7.1. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение делопроизводства по обращениям граждан; 7.2. описывается порядок приема, обработки и передачи на рассмотрение и исполнение письменных обращений граждан; 7.3. описывается порядок регистрации обращений, указываются параметры (реквизиты) учетно-регистрационных форм (баз данных), порядок номерообразования документа, в т.ч. при повторной регистрации; 7.4. описывается порядок организации контроля сроков рассмотрения и исполнения обращений граждан; 7.5. описывается порядок оформления и отправки ответов на обращения граждан; 7.6. описывается порядок формирования, хранения и передачи дел по обращениям граждан в архив организации. 8. Организация оперативного хранения документов 8.1. формулируются правила составления номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел; 8.2. описываются правила формирования и оформления дел; 8.3. описываются правила хранения документов в структурных подразделениях; 8.4. описывается порядок выдачи документов и дел во временное пользование; 8.5. определяется ответственность за сохранность документов текущего делопроизводства. 9. Подготовка документов к сдаче в архив 9.1. определяется порядок проведения экспертизы ценности документов, в т.ч. порядок создания и работы экспертной комиссии (состав, функции, полномочия, регламент работы определяется Положением об экспертной комиссии); 9.2. закрепляются правила подготовки дел к архивному хранению и уничтожению; определяются ответственные лица за выполнение этих функций (как правило, ответственные за делопроизводство в подразделении); 9.3. описываются правила составления описей дел, требования к составлению акта о выделении документов и дел к уничтожению; 9.4. описывается порядок передачи дел в архив организации. Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Приложения к Инструкции включают: 1) образцы бланков, табеля и форм документов; 2 примеры оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, письмо, протокол, служебная записка и др.); 3) образцы формы учета и регистрации документов (формы журналов или регистрационных карточек); 4) схемы (маршруты) документопотоков (видов документов); 5) перечни нерегистрируемых документов; 6) перечни контролируемых документов; 7) перечни документов, подлежащих утверждению; 8) перечни документов, на которых ставится печать организации; 9) перечни по составу согласующих лиц определенных видов документов; 10) формы номенклатуры дел (подразделения и сводная); 11) формы описей дел и акта на уничтожение; 12) оттиски используемых в компании печатей и штампов и др.

01 ноября 2006 г. 00:00

Михаил Ларин

академик Международной академии информатизации, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Основные направления и результаты проводимых работ

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

● разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД - Росархив). Разработан вариант ГСДОУ и других нормативно-методических документов; финансируется Миннауки;

● стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;

● разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;

● обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы);

● разработки, связанные с реализацией "Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов", одобренной решением Президента Российской Федерации от 23 ноября 1995 г. NП-1694, и "Концепции формирования единого информационного пространства стран СНГ", утвержденной Советом Глав Правительств СНГ 18 октября 1996 г.

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", (20 февраля 1995 г. N24-ФЗ) предусматривает поручением Правительству РФ приведение в соответствие с законом действующих нормативно-правовых актов и принятие других актов, обеспечивающих его реализацию. В связи с принятием закона об информатизации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии ВНИИДАД и других научных учреждений, исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ, связанные с разработкой концепции дальнейшего совершенствования ДОУ, в достаточной мере отразили:

● несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

● несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;

● отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по "вертикали" и "горизонтали";

● несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

● недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление. Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе. Комплексная целевая программа должна обеспечить:

● повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

● установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;

● унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

● разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

● реализацию права на информацию юридических и физических лиц;

● повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем ДОУ, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих значительный опыт сотрудничества с Росархивом в разработке соответствующих нормативов. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил оганизации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ.

Основные проблемы ДОУ и направления их решения

Необходимость закона о документации

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Необходимость стандартов

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего "исторического" пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.

Англия: с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива. Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал "имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства", а в 1958 г. был создан "Закон об общем порядке работы федеральных министерств". Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

Машинопечатные документы

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Cогласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем обойти вниманием проблему электронных, а вернее машиночитаемых документов.

Прежде всего, почему эта проблема так волнует нас как специалистов? Конечно, играет свою роль элемент новизны; как всякое новое, электронный документ и новые информационные технологии, сам компьютер, воспринимаются как вещи, оказывающие серьезное влияние на изменение технологий работы и необходимость их освоения. Не все работники в равной степени готовы к изменениям и приветствуют их; отсюда - повышенное внимание к теме. Далее. К сожалению, рассматривая проблему, подавляющее большинство участников дискуссии забывает об истории научно-технического прогресса. Мы пользуемся в работе телефоном, телеграфом, телетайпом, радиосвязью, телевидением, факсимильными аппаратами, кабельными сетями, спутниковой связью и т.п., зачастую не задумываясь о том, что в свое время каждое из этих технологических достижений обладало не меньшим количеством разного рода проблем, осложняющих их внедрение в практику. Предыдущие технические достижения сыграли огромную роль в развитии управления с точки зрения техники и технологий, так же произойдет и с электронными документами. Вместе с тем, нельзя не сказать и об особенностях обсуждаемого предмета. Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). Отсюда и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая "матрица в памяти компьютера". Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Не следует упускать из виду, что в рассматриваемом термине имеет значение не только первое слово "Электронный", но и "документ". Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством. Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг - стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах ЕС, других развитых государствах.

Автоматизация ДОУ

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД. Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1. сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
2. территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитетаи т.п.);
3. коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других. Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media". Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и ". Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Организационное и кадровое обеспечение

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.

Роль госархива

Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.